Requisitos para sua cidade receber o evento
Pré-requisitos para a realização do FÓRUM GAÚCHO DE ARBORIZAÇÃO - FGA em seu Município
A idealização deste evento no Estadual do Rio Grande do Sul, sobre arborização urbana, começou em 2007 com reuniões técnicas abrangendo a região metropolitana naquele ano e no seguinte. O Fórum Gaúcho de Arborização - FGA já está em sua décima quinta edição (2024).
O primeiro evento regional oficial sobre o tema foi realizado com o nome de Encontro Gaúcho de Arborização Urbana - EGAU - em Bento Gonçalves no ano de 2009. O sucesso promoveu o evento à Fórum já no ano seguinte, 2010, assumindo a nomenclatura de "II Fórum de Arborização Urbana" na cidade de Eldorado do Sul. O FGAU começou a fazer parte da agenda da Sociedade Brasileira de Arborização Urbana - SBAU e em pouco tempo perdeu a denominação "Urbana" para abranger as demandas de arborização em estradas e rodovias assim como em áreas rurais, tornando-se o já conhecido Fórum Gaúcho de Arborização - FGA.
Historicamente o evento vem crescendo em número de participantes, em tempo dedicado às discussões e no aprofundamento dos temas. O Fórum integra os arboriculturistas do Rio Grande do Sul, mas não só estes, uma vez que o evento tem tradição de excelentes debates o que sempre atrai profissionais de várias áreas de várias partes do Brasil.
Por ideal e tradição, de forma a melhor atender os públicos e regiões mais variadas do nosso Estado, o Evento é, preferencialmente, sediado em municípios da região metropolitana e interior alternadamente.
Pré-requisitos do município a sediar o Fórum Gaúcho de Arborização - FGA:
- Apresentar carta de intenções contemplando os requisitos abaixo;
1- Dispor de local adequado para a realização do evento com acomodações para no mínimo 150
pessoas com acessibilidade para pessoas portadoras de deficiência física locomotora;
2- Ter participado, através de seu corpo técnico, de 03 (três) Fóruns Gaúcho de Arborização a qualquer
tempo ou dos 02 (dois) últimos eventos (apresentar comprovantes);
3- Possuir ou estar estruturando com Secretaria que trata do meio ambiente e arborização;
4- Ter capacidade financeira para arcar com o custeio do evento. Informar o valor da verba a ser
disponibilizada;
5- Aceitar que o FGA e/ou SBAU gerencie as inscrições e recolha taxas de inscrições, recolham outras
taxas que se fizerem necessárias assim como multas dos inscritos nos casos que couber;
6- Aceitar o modelo de cerimonial do FGA ou solicitar, na carta de intenções, construir o cerimonial em
parceria com a comissão do FGA e representante legal do Município;
7- Citar, na carta de intenções, que está ciente dos comprometimentos do município sede, conforme
abaixo descritos.
Comprometimentos do município a constar na ciência na Carta de Intenções:
- Apresentar representantes técnicos do quadro de servidores para compor a Comissão Organizadora;
- Comprometer-se a indicar palestrante para tradicional palestra do dia da abertura;
- Comprometer-se a indicar hotéis e buscar valores diferenciados para participantes, palestrantes e comissão organizadora, podendo chegar a isenção;
- Comprometer-se a indicar restaurantes e buscar valores diferenciados para participantes, palestrantes
e membros da comissão organizadora, podendo chegar a isenção;
- Comprometer-se a providenciar equipamentos de sonorização e multimídia adequados às
necessidades do local para o evento, dispondo de operadores caso o local da realização do evento não os ofereça;
- Comprometer-se a dispor de rede wi-fi no local do evento no mínimo à organização (desejável à todos os participantes com senha);
- Comprometer-se a disponibilizar pessoal em quantidade adequada para identificação e controle de acesso dos congressistas, para auxílio da comissão organizadora na recepção e secretaria do evento;
- Comprometer-se em dispor de cerimonialista para todo o evento;
- Comprometer-se com a segurança do evento e do local de realização;
- Comprometer-se com a limpeza regular do local do evento, inclusive sanitários, durante sua realização;
- Comprometer-se com o transporte, caso necessário, materiais e equipamentos, assim como outras demandas, por conta do evento, que sejam apontados pelos membros da comissão organizadora, assim como, o translado dos palestrantes;
- Comprometer-se em providenciar arte e materiais nas suas mais variadas apresentações para o evento (arte gráfica, faixas, folders, cartazes, banners, blocos de anotações, pastas, canecas, decoração do espaço, etc.);
- Estar ciente da estimativa de custos para realização do Fórum de Arborização - FGA, que é de aproximadamente R$ 30.000,00 (trinta mil reais), conforme o caso, para mais ou para menos;
- Ter disponibilidade de equipamento reprográfico para uso de palestrantes e comissão organizadora no local ou próximo ao local do evento.
- Comprometer-se com a presença na abertura do evento do Chefe Maior do município e/ou do Secretário do Meio Ambiente;
- Oferecer programação cultural gratuita durante o evento (forma de estarmos incentivando e
promovendo talentos locais);
- Comprometer-se em dispor de link, ao FGA, no site do município e da Secretaria do Meio Ambiente, se existente no Município sede;
- Comprometer-se em divulgar o evento em várias mídias e formas no Município sede, Região e Estado;
- Comprometer-se em buscar envolvimento de Universidade(s) local(ais), e Escolas com cursos técnicos;
- Comprometer-se com a apresentação de opções de temáticas de interesse do município e de seus técnicos relacionadas à arborização;
- Comprometer-se em tomar as medidas legais necessárias para liberação de recursos em tempo hábil para este fim e dispor destas verbas para as seguintes demandas:
a) Subsidiar transporte para os deslocamentos dos palestrantes (passagem aérea e/ou terrestre - conforme cada caso e necessidade);
b) Subsidiar hospedagem para palestrantes e, quando couber, a comissão permanente do FGA;
c) Subsidiar alimentação para palestrantes e comissão organizadora;
d) Ofertar 03 (três) ???Coffee-break??? aos participantes;
e) Subsidiar a contratação de serviços (arte gráfica, impressões, certificados, publicidade, coffee-break, transporte, técnico de som e imagem, cerimonialista, etc.);
f) Subsidiar aquisição de materiais diversos (pastas, blocos, canetas, canecas, papel, lembranças da cidade, sacolas, mimos aos palestrantes, etc.);
g) Indicar e subsidiar visita técnica, workshop, mini-curso, ou outro instrumento para complementar o c?rculo de palestras.
Considerações finais:
As empresas ou entidades parceiras da Prefeitura que desejarem apoiar ou patrocinarem o Fórum Gaúcho de Arborização deverão ser encaminhadas à Comissão Organizadora para tratar de detalhes conforme os pré-requisitos do fórum.
As instalações recomendadas como local do evento, hotel e restaurante oficiais serão vistoriadas pela Comissão Organizadora que pode aprovar ou não as instalações.
Em algumas situações é poss?vel o munic?pio utilizar recursos materiais e humanos próprios sem necessidade de aquisições e contratações, neste caso é necessário detalhar os mesmos na carta de intenções.
Compromissos da Comissão Permanente do Fórum:
-Organizar o evento;
-Divulgação do evento;
-Custear a vinda dos palestrantes convidados (exceto passagens aéreas, traslados, hospedagem e alimentação);
-Registro e emissão dos certificados;
-Manter registros dos custos;
-Criar listas de inscrições para o evento.
-Estar presente no evento com a equipe diretiva;
-Ter representação na Comissão Organizadora para assessorar o municpio em todos os passos do evento.
Desde já agradecemos o interesse e estamos a disposição para quaisquer esclarecimentos pelo forumgaucho.contato@gmail.com.
Cássio Brunfato, Diretor da Regional Sul da SBAU
Fernanda Buffleben Colovini, Presidente do FGA
Júlia Milena Hecht, Secretária do FGA