
Pré-requisitos para a realização do FÓRUM GAÚCHO DE
ARBORIZAÇÃO em seu município
A idealização deste evento estadual
sobre arborização urbana começou em 2007 com reuniões técnicas abrangendo a região metropolitana
naquele ano e seguinte. O
Fórum Gaúcho de Arborização – FGA já está em sua décima terceira edição. O
primeiro evento regional oficial sobre o tema foi realizado com o nome de
Encontro Gaúcho de Arborização Urbana – EGAU - em Bento Gonçalves no ano de
2009.
O sucesso promoveu o evento à Fórum já
no ano seguinte, 2010, assumindo a nomenclatura de “II Fórum de Arborização
Urbana” na cidade de Eldorado do Sul. O FGAU começou a fazer parte da agenda da
Sociedade Brasileira de Arborização Urbana – SBAU e em pouco tempo perdeu a
denominação “Urbana” para abranger as demandas de arborização em estradas e
rodovias assim como em áreas rurais, tornando-se o já conhecido Fórum Gaúcho de
Arborização - FGA.
No ano de 2020 em função da Pandemia
de SARS – CoV 2 (Coronavírus – Covid-19) o XII FGA de Santa Rosa teve que ser
postergado para 2021. Em 2022 está ocorrendo em Caxias do Sul.
Historicamente o evento vem crescendo
em número de participantes, em tempo dedicado às discussões e no aprofundamento
dos temas. O Fórum integra os arboriculturistas do Rio Grande do Sul, mas não
só estes, uma vez que o evento tem tradição de excelentes debates o que sempre
atrai profissionais de várias áreas de várias partes do Brasil.
Por ideal e tradição, de forma a
melhor atender os públicos e regiões mais variadas do estado, o Evento é
preferencialmente realizado entre junho e agosto e sediado em municípios da
região metropolitana e interior alternadamente.
1.
Pré-requisitos do município a sediar o
Fórum Gaúcho de Arborização 2023:
a-Dispor de local adequado para a
realização do evento com acomodações para no mínimo 150 pessoas com
acessibilidade para pessoas portadoras de deficiência física locomotora;
b-Ter participado, através de seu
corpo técnico, de 03 (três) Fóruns Gaúcho de Arborização a qualquer tempo ou
dos 02 (dois) últimos eventos;
c- Se comprometer com protocolos de saúde,
segurança e garantir seu cumprimento em casos de epidemias;
d-Possuir ou estar estruturando
Secretaria que trate do meio ambiente e arborização;
e-Ter capacidade financeira pra arcar
com no mínimo 50% da estimativa[1] de custo do evento anterior;
f-Aceitar que o FGA e/ou SBAU
gerenciem inscrições e recolham taxas de inscrições, recolham outras taxas que
se fizerem necessárias assim como multas dos inscritos nos casos que couber;
g-Aceitar o modelo de cerimonial do
FGA;
h-Apresentar carta de intenções;
2.
Comprometimentos do município a constar na Carta de Intenções:
a-Apresentar representantes técnicos
do quadro de servidores para compor a Comissão Organizadora;
b-Indicar palestrante para o dia da
abertura
c-Indicar hotéis e garantir valores diferenciados
para palestrantes e comissão organizadora até isenção;
d-Providenciar equipamentos de
sonorização e multimídia adequados às necessidades, dispondo de operadores,
caso o local da realização do evento não os ofereça;
e-Dispor de rede wi-fi no local do
evento à todos os participantes e organização de acesso com senha;
f-Providenciar condições de
transmissão do evento online, com equipe, equipamentos e rede de internet
adequados às necessidades, caso o local da realização do evento não ofereça;
g-Disponibilizar pessoal em quantidade
adequada para identificação e controle de acesso dos congressistas, para
auxílio da comissão organizadora na recepção e secretaria do evento;
h-Dispor de cerimonialista;
i-Garantir a segurança do evento no
local de realização;
j-Garantir a limpeza regular do local
do evento, inclusive sanitários, durante sua realização;
k-Dispor de transporte caso necessário
(translado palestrante, transporte de materiais e equipamentos, etc.);
l-providenciar arte e materiais nas
suas mais variadas apresentações para o evento (arte gráfica, faixas, folders,
cartazes, banners, blocos de anotação, pastas, etc.).
m-Disponibilizar equipamento
reprográfico para uso de palestrantes e comissão organizadora no local ou
próximo ao local do evento.
n-Indicar restaurantes e garantir
valores diferenciados para palestrantes e membros da comissão organizadora até
isenção.
o-Presença na abertura do evento do
chefe maior do município e/ou do secretário do Meio Ambiente,
p-Oferecer programação cultural gratuita
durante o evento;
q-Dispor de link ao FGA no site do
município e da secretaria do meio ambiente,
r-Divulgar o evento;
s-Buscar envolvimento de
universidades, faculdades e cursos técnicos locais;
t-Apresentação de opções de temáticas
de interesse do município e de seus técnicos relacionadas à arborização;
u-Tomar as medidas legais necessárias
para liberação de recursos em tempo hábil para este fim e dispor destas verbas
para as seguintes demandas:
a)
Passagens aéreas para palestrantes do estado, nacionais e internacionais;
b)
Subsidiar hospedagem para palestrantes do estado, nacionais e internacionais
assim como para a comissão organizadora,
c)
Subsidiar alimentação para palestrantes locais, do estado, nacionais,
internacionais;
d)
03 (três) “Coffe Break” aos participantes,
e)
Contratação de serviços (arte gráfica, impressões, Certificados, publicidade,
coffe breake, transporte, técnico de som e imagem, cerimonialista, etc.),
f)
Aquisição de materiais diversos (pastas, blocos, canetas, canecas, papel,
lembranças da cidade e do evento, pastas, sacolas, etc.)
v-Informar o valor da verba a ser
disponibilizada.
3.
Considerações finais:
As empresas ou entidades parceiras da
Prefeitura que desejarem apoiar o Fórum Gaúcho de Arborização deverão ser encaminhadas
à Comissão Organizadora para tratar de detalhes.
As instalações recomendadas como local
do evento, hotel e restaurante oficiais serão vistoriadas pela Comissão
Organizadora que pode aprovar ou não as instalações.
Em algumas situações é possível o
município utilizar recursos materiais e humanos próprios sem necessidade de
aquisições e contratações, neste caso é necessário detalhar os mesmos na carta
de intenções.
O recebimento das cartas de intenções
terá momento específico de 10 min dentro do evento dividido entre os municípios
que desejarem defender seus argumentos publicamente.
A decisão pela escolha do município
que irá sediar o XIII FGA será tirada em reunião de comissão especial formada
exclusivamente para este fim e será divulgada em até 15 dias após o
encerramento do mesmo.
4.
Compromissos da Diretoria do Fórum:
a-Organizar
e coordenar o evento;
b-Selecionar
palestrantes de acordo com a temática do evento e momento atual;
c-Criar
Comissão Organizadora incluindo representantes do corpo técnico do município;
d-Planejamento
da logística;
e-Divulgação
do evento;
f-Custear
a vinda dos palestrantes convidados (exceto passagens aéreas, traslados,
hospedagem e alimentação);
g-Organizar
a emissão os certificados;
h-Manter
registros dos custos;
i-
Envio dos Certificados aos participantes por meio eletrônico;
j-Criar
listas de inscrições para o evento.
k-Estar
presente no evento com a equipe diretiva;
l-Ter
representação na Comissão Organizadora para assessorar o município em todos os
passos do evento.
Desde já agradecemos o interesse
colocando-nos à disposição para quaisquer esclarecimentos.
Eduardo Delgado Olabarriaga, Presidente do Fórum de Arborização – FGA,
Fernanda Colovini, Secretária do Fórum de Arborização – FGA,
Marco Verdade,
Diretor da Regional Sul da SBAU,
Cássio Brunfato, Secretário da Regional Sul da SBAU.
[1] A
estimativa de custo do XIII Fórum de Arborização a se realizar na cidade de Caxias
do Sul - RS em agosto de 2022 é de R$ 39.000,00 (Trinta e nove mil Reais).
Sugerimos trabalhar com aplicação da inflação projetada para o próximo período
de 12 meses.