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Pré-requisitos para a realização do FÓRUM GAÚCHO DE ARBORIZAÇÃO em seu município

A idealização deste evento estadual sobre arborização urbana começou em 2007 com reuniões técnicas abrangendo a região metropolitana naquele ano e seguinte. O Fórum Gaúcho de Arborização – FGA já está em sua décima terceira edição. O primeiro evento regional oficial sobre o tema foi realizado com o nome de Encontro Gaúcho de Arborização Urbana – EGAU - em Bento Gonçalves no ano de 2009.

O sucesso promoveu o evento à Fórum já no ano seguinte, 2010, assumindo a nomenclatura de “II Fórum de Arborização Urbana” na cidade de Eldorado do Sul. O FGAU começou a fazer parte da agenda da Sociedade Brasileira de Arborização Urbana – SBAU e em pouco tempo perdeu a denominação “Urbana” para abranger as demandas de arborização em estradas e rodovias assim como em áreas rurais, tornando-se o já conhecido Fórum Gaúcho de Arborização - FGA.

No ano de 2020 em função da Pandemia de SARS – CoV 2 (Coronavírus – Covid-19) o XII FGA de Santa Rosa teve que ser postergado para 2021. Em 2022 está ocorrendo em Caxias do Sul.

Historicamente o evento vem crescendo em número de participantes, em tempo dedicado às discussões e no aprofundamento dos temas. O Fórum integra os arboriculturistas do Rio Grande do Sul, mas não só estes, uma vez que o evento tem tradição de excelentes debates o que sempre atrai profissionais de várias áreas de várias partes do Brasil.

Por ideal e tradição, de forma a melhor atender os públicos e regiões mais variadas do estado, o Evento é preferencialmente realizado entre junho e agosto e sediado em municípios da região metropolitana e interior alternadamente.

1.    Pré-requisitos do município a sediar o Fórum Gaúcho de Arborização 2023:

a-Dispor de local adequado para a realização do evento com acomodações para no mínimo 150 pessoas com acessibilidade para pessoas portadoras de deficiência física locomotora;

b-Ter participado, através de seu corpo técnico, de 03 (três) Fóruns Gaúcho de Arborização a qualquer tempo ou dos 02 (dois) últimos eventos;

c- Se comprometer com protocolos de saúde, segurança e garantir seu cumprimento em casos de epidemias;

d-Possuir ou estar estruturando Secretaria que trate do meio ambiente e arborização;

e-Ter capacidade financeira pra arcar com no mínimo 50% da estimativa[1] de custo do evento anterior;

f-Aceitar que o FGA e/ou SBAU gerenciem inscrições e recolham taxas de inscrições, recolham outras taxas que se fizerem necessárias assim como multas dos inscritos nos casos que couber;

g-Aceitar o modelo de cerimonial do FGA;

h-Apresentar carta de intenções;

2. Comprometimentos do município a constar na Carta de Intenções:

a-Apresentar representantes técnicos do quadro de servidores para compor a Comissão Organizadora;

b-Indicar palestrante para o dia da abertura

c-Indicar hotéis e garantir valores diferenciados para palestrantes e comissão organizadora até isenção;

d-Providenciar equipamentos de sonorização e multimídia adequados às necessidades, dispondo de operadores, caso o local da realização do evento não os ofereça;

e-Dispor de rede wi-fi no local do evento à todos os participantes e organização de acesso com senha;

f-Providenciar condições de transmissão do evento online, com equipe, equipamentos e rede de internet adequados às necessidades, caso o local da realização do evento não ofereça;

g-Disponibilizar pessoal em quantidade adequada para identificação e controle de acesso dos congressistas, para auxílio da comissão organizadora na recepção e secretaria do evento;

h-Dispor de cerimonialista;

i-Garantir a segurança do evento no local de realização;

j-Garantir a limpeza regular do local do evento, inclusive sanitários, durante sua realização;

k-Dispor de transporte caso necessário (translado palestrante, transporte de materiais e equipamentos, etc.);

l-providenciar arte e materiais nas suas mais variadas apresentações para o evento (arte gráfica, faixas, folders, cartazes, banners, blocos de anotação, pastas, etc.).

m-Disponibilizar equipamento reprográfico para uso de palestrantes e comissão organizadora no local ou próximo ao local do evento.

n-Indicar restaurantes e garantir valores diferenciados para palestrantes e membros da comissão organizadora até isenção.

o-Presença na abertura do evento do chefe maior do município e/ou do secretário do Meio Ambiente,

p-Oferecer programação cultural gratuita durante o evento;

q-Dispor de link ao FGA no site do município e da secretaria do meio ambiente,

r-Divulgar o evento;

s-Buscar envolvimento de universidades, faculdades e cursos técnicos locais;

t-Apresentação de opções de temáticas de interesse do município e de seus técnicos relacionadas à arborização;

u-Tomar as medidas legais necessárias para liberação de recursos em tempo hábil para este fim e dispor destas verbas para as seguintes demandas:

            a) Passagens aéreas para palestrantes do estado, nacionais e internacionais;

            b) Subsidiar hospedagem para palestrantes do estado, nacionais e internacionais assim como para a comissão organizadora,

            c) Subsidiar alimentação para palestrantes locais, do estado, nacionais, internacionais;

            d) 03 (três) “Coffe Break” aos participantes,

            e) Contratação de serviços (arte gráfica, impressões, Certificados, publicidade, coffe breake, transporte, técnico de som e imagem, cerimonialista, etc.),

            f) Aquisição de materiais diversos (pastas, blocos, canetas, canecas, papel, lembranças da cidade e do evento, pastas, sacolas, etc.)

v-Informar o valor da verba a ser disponibilizada.

3.    Considerações finais:

As empresas ou entidades parceiras da Prefeitura que desejarem apoiar o Fórum Gaúcho de Arborização deverão ser encaminhadas à Comissão Organizadora para tratar de detalhes.

As instalações recomendadas como local do evento, hotel e restaurante oficiais serão vistoriadas pela Comissão Organizadora que pode aprovar ou não as instalações.

Em algumas situações é possível o município utilizar recursos materiais e humanos próprios sem necessidade de aquisições e contratações, neste caso é necessário detalhar os mesmos na carta de intenções.

O recebimento das cartas de intenções terá momento específico de 10 min dentro do evento dividido entre os municípios que desejarem defender seus argumentos publicamente.

A decisão pela escolha do município que irá sediar o XIII FGA será tirada em reunião de comissão especial formada exclusivamente para este fim e será divulgada em até 15 dias após o encerramento do mesmo.

4.    Compromissos da Diretoria do Fórum:

a-Organizar  e coordenar o evento;

b-Selecionar palestrantes de acordo com a temática do evento e momento atual;

c-Criar Comissão Organizadora incluindo representantes do corpo técnico do município;

d-Planejamento da logística;

e-Divulgação do evento;

f-Custear a vinda dos palestrantes convidados (exceto passagens aéreas, traslados, hospedagem e alimentação);

g-Organizar a emissão os certificados;

h-Manter registros dos custos;

i- Envio dos Certificados aos participantes por meio eletrônico;

j-Criar listas de inscrições para o evento.

k-Estar presente no evento com a equipe diretiva;

l-Ter representação na Comissão Organizadora para assessorar o município em todos os passos do evento.

Desde já agradecemos o interesse colocando-nos à disposição para quaisquer esclarecimentos.

Eduardo Delgado Olabarriaga, Presidente do Fórum de Arborização – FGA,

Fernanda Colovini, Secretária do Fórum de Arborização – FGA,

Marco Verdade, Diretor da Regional Sul da SBAU,

Cássio Brunfato, Secretário da Regional Sul da SBAU.

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